NOTINOTARIADO – Boletín 56
El artículo 80 del Decreto Ley 960 de 1970
modificado por el artículo 62 del Decreto 2106 de 2019, dispuso que los Notarios pueden expedir copias o certificaciones de los documentos que reposan en sus archivos, consagrando el derecho de todas las personas para obtener copias simples o auténticas de dichos documentos, así:
“Artículo 80. Derecho a obtener copias. Sin perjuicio de lo previsto para el registro civil, toda persona tiene derecho a obtener copias simples o auténticas de las escrituras públicas y demás documentos del archivo notarial. (…)”
Es así que el Notario no solo expide copias auténticas de las escrituras públicas sino también copias simples de los documentos que reposan en los protocolos, las cuales no se deben autenticar sino únicamente a solicitud del interesado.
¿Qué es una COPIA SIMPLE?
Corresponde a la reproducción por medios mecánicos de un documento, posibilitando conocer su contenido y se expide en papel común, en formato carta u oficio, impresa en tintas blanco y negro. Se entenderá el uso de cada cara de una hoja como una unidad de la copia simple. Su principal característica implica en no tener firmas, actos, sellos, papel especial de seguridad o cualquier otro procedimiento que indique origen o autenticidad, a diferencia de la copia auténtica.
El valor de dicha copia simple, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 29 de la Ley 1437 de 2011 no puede ser superior al valor comercial de referencia en el mercado, como se muestra a continuación:
“Artículo 29. REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS. En ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción. Los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas.
El valor de la reproducción no podrá ser superior al valor comercial de referencia en el mercado.”
Es así que, en concordancia con lo anterior, el Decreto 188 de 2013 por el que se fijan las tarifas notariales, inicialmente disponía que el valor de las copias simples de los documentos que reposan en el protocolo correspondía al valor de la fotocopia:
“Artículo 5 – copias. (…) Las copias simples que expidan los notarios de los documentos que reposan en los respectivos protocolos, causarán un valor que corresponda al valor de la fotocopia. (…)”
LO NUEVO:
No obstante, lo anterior, en el mes de agosto de 2024, en ejercicio de la facultad con que cuenta el Gobierno Nacional de fijar las tarifas aplicables a los derechos notariales atendiendo a los costos de servicio y la conveniencia pública, dispuesto por el artículo 218 del Decreto Ley 960 de 1970:
“Artículo 218. Las tarifas que señalan los derechos notariales son revisables periódicamente por el Gobierno Nacional teniendo en consideración los costos del servicio y la conveniencia pública.”
Se modificó el artículo 2.2.6.13.2.1.4 de la Subsección 1, Sección 2, Capítulo 13 del Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho y con ello, se definieron las características de la copia simple y fijó su tarifa mediante Decreto 1014 de 2024.
Por ello,
a partir de la entrada en vigencia del Decreto las copias simples que expidan los notarios deben ser en papel común, no pueden contar con ningún sello, firma o rúbrica adicional a los plasmados en el documento reproducido y tendrán un valor de setecientos ($700) pesos IVA incluido.
Para el cálculo del valor de la copia simple se consideraron los costos que implica generarla, como lo son: el talento humano, materia prima e insumos, servicios públicos (energía), equipos de cómputo (impresora). Así se indicó en el documento “Estudio técnico para el cálculo tarifario para la copia simple”, realizado por Dirección Administrativa y Financiera en el mes de febrero 2024:
“Al Calcular el precio de una copia simple, se deben considerar que costos conllevan generar una copia simple, como lo son el talento humano, materia prima e insumos, servicios público (energía) y equipos de cómputo (impresora), con estas variables se efectuará un cálculo de los costos que genera una copia simple soportados en los datos obtenidos en los acápites anteriormente mencionados, y en las referencias de las entidades pares que generan el servicio de Copia Simple, por lo que, es importante mencionar que se espera un valor relacionado con la media del mercado (…)
La Superintendencia de Notariado y Registro se encuentra a su disposición para resolver cualquier inquietud que se tenga respecto de la tarifa de la copia simple o sus características.
Publicación:
https://notaria42.org/wp-content/uploads/2024/10/NOTINOTARIADO-56.pdf