1. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

DIRECTOR JURÍDICO

2. MISIÓN:

Asegurar el cumplimiento legal de los actos que se lleven a cabo en la Notaría 42.

3. IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área:  Dirección Jurídica

Dependencia Directa:  Notario

Subordinados:  Asesores Jurídicos.

4. RESPONSABILIDADES

La persona que desempeña sus actividades como director jurídico de la Notaría 42, es responsable por lo siguiente:

• Que él y su grupo de trabajo aseguren que los actos que se lleven a cabo cumplan los requisitos legales que correspondan.
• Que las escrituras que firmen por los usuarios no lleven errores, ni información equivocada al momento de la firma.
• Que las escrituras que autorice el notario sean legalmente confiables y que se encuentren dentro de los términos establecidos por la Ley.
• Que las revisiones realizadas por su grupo de trabajo, sean ajustadas a los requerimientos de ley.
• Que el grupo de Asesores Jurídicos mantengan actualización constante en los cambios de la legislación Colombiana, principalmente en aquellos relacionados con el derecho comercial y notarial.

5. FUNCIÓN BÁSICA:

• Coordinar las actividades del grupo de asesores jurídicos, en cuanto a distribución de trabajo, definición de tareas y planteamiento de objetivos.
• Revisar las escrituras que correspondan.
• Desarrollar y definir (en coordinación con el Notario) de los formatos de los proyectos que se desarrollen en la Notaría.
• Asesorar a los clientes que así disponga el Notario.
• Presentar informes al Notario de las actividades desarrolladas por su grupo de trabajo.
• Coordinar y hacer seguimiento de las actividades de los asesores jurídicos a su cargo.
• Ser el Notario encargado, ante las ausencias del Notario, cuando este así lo solicite.
• Definir y aprobar las funciones de los integrantes de su equipo de trabajo.
• Todas aquellas adicionales relacionadas que le sean asignadas por el Notario.

6. MARCO DE RELACIONES

a) Interno

• Asesores Jurídicos
• Notario
• Secretaria General
• Digitadores
• Jefe Administrativo

b) Externo

• Usuarios.
• Constructoras.
• Bancos.
• Abogados de la Oficina de Registro.
• Abogados Externos.

7. DOCUMENTOS PRODUCIDOS

Como función general de la Notaría por manos del Director Jurídicos puede pasar gran cantidad de documentos y puede ser el inicio de la creación de documentos.

Documentos salientes del Cargo:

• Minutas revisadas y aprobadas para impresión.
• Comunicados, tales como cartas y correo electrónicos, con requerimientos para los usuarios y clientes, así como asesorías de carácter jurídico en trámites notariales.
• Escrituras Públicas revisadas con el Visto Bueno para firma por parte del Notario.
• Certificados revisados, listos para impresión, revisión y firma por parte del Notario.

PERFIL DEL CARGO

8. REQUISITOS MÍNIMOS:

a) Requisitos de Formación:

Abogado, con formación y énfasis en derecho notarial o derecho comercial.  Importante, pero no indispensable, haber recibido cursos en WORD y EXCEL, o cualquier otro programa de SOFWARE.

b) Requisitos de Experiencia:

Debe tener por lo menos 3 años de experiencia en funciones similares (asesor jurídico en Bancos, Constructoras, Fiduciarias o Leasing, en temas relacionados con bienes inmobiliarios), y por lo menos un año demostrable en realizar trabajos similares en Notarías.

9. COMPETENCIAS  

• Derecho Notarial: Capacidad de análisis e interpretación de normas relacionadas con el derecho Notarial, manejo de los códigos de comercio.
• Capacidad de Interpretación: Capacidad de revisión de documentos, manejo de información y orientado a la revisión de los detalles, manteniendo una línea estricta al cumplimiento de la Norma.
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.

1. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:    

ASESOR JURÍDICO

2. MISIÓN:

Asegurar que los actos que se realicen en la Notaría tengan validez jurídica, por medio del asesoramiento al usuario y los conceptos emitidos al notario.

3. IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área:  Dirección Jurídica

Dependencia Directa:  Director Jurídico.

Subordinados:   Ninguno

4. RESPONSABILIDADES:

La persona que se desempeñe en el cargo de Asesor Jurídico de la notaría 42, es responsable de lo siguiente:

• De que se cumplan todos los requisitos para poder llevar a cabo cualquiera de los actos administrativos en la Notaría.
• Que los formatos para la elaboración de escriturar se encuentren actualizados y sin cambios.
• Mantener informados a los funcionarios de la Notaría, e incluso al Notario, de los cambios jurídicos de la normatividad existente.

5. FUNCIÓN BÁSICA:

• Recibir los borradores de las minutas y verificar sus documentos.
• Emitir conceptos basados en los documentos recibidos.
• Realizar las correcciones correspondientes y notificar al usuario en caso de que existan inconvenientes.

6. RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES:

a) Responsabilidades:

• Asegurar el cumplimiento de los requisitos para la realización del Acto.
• Asegurar que la información suministrada sea la necesaria para llevar a cabo el Acto.
• Revisar y mantener actualizados los formatos de las minutas, para el adecuado uso de las mismas por parte de los digitadores. Mantener una información clara y la capacitación correspondiente, a quien lo requiera, sobre la utilización de las mismas.
• Acompañar a los usuarios, que así lo requieran, en resolver las dudas y solucionar los problemas que se les pueda presentar.
• Asegurar el cumplimiento de condiciones, para evitar los errores y correcciones el papel notarial.

b) Ocupaciones:

• Revisar las escriturar.
• Verificar los formatos.
• Hacer las observaciones en el documento.
• Revisar el estado de los predios.
• Actualizar la información de la Notaría.

7. MARCO DE RELACIONES

a) Interno

• Asesores Jurídicos
• Notario
• Director Jurídico
• Secretaria General
• Digitadores
• Notario

b) Externo

• Usuarios
• Constructoras
• Bancos
• Abogados de la Oficina de Registro.
• Abogados Externos.

8.    DOCUMENTOS PRODUCIDOS

Como función general de la Notaría por manos del Asesor Jurídicos puede pasar gran cantidad de documentos y puede ser el inicio de la creación de documentos. 

Documentos salientes del Cargo:

• Minutas revisadas y aprobadas para impresión.
• Comunicados, tales como cartas y correo electrónicos, con requerimientos para los usuarios y clientes, así como asesorías de carácter jurídico en trámites notariales.
• Escrituras Públicas revisadas con el Visto Bueno para firma por parte del Notario.
• Certificados revisados, listos para impresión, revisión y firma por parte del Notario.

PERFIL DEL CARGO

9.    REQUISITOS MÍNIMOS:

a)    Requisitos de Formación:

Abogado, con formación y énfasis en derecho notarial o derecho comercial.  Importante, pero no indispensable, haber recibido cursos en WORD y EXCEL, o cualquier otro programa de SOFWARE.

b)    Requisitos de Experiencia:

Debe tener por lo menos 3 años de experiencia en funciones similares (asesor jurídico en Bancos, Constructoras, Fiduciarias o Leasing, en temas relacionados con bienes inmobiliarios), y por lo menos un año demostrable en realizar trabajos similares en Notarías.

10.COMPETENCIAS

• Derecho Notarial: Capacidad de análisis e interpretación de normas relacionadas con el derecho Notarial, manejo de los códigos de comercio.
• Capacidad de Interpretación: Capacidad de revisión de documentos, manejo de información y orientado a la revisión de los detalles, manteniendo una línea estricta al cumplimiento de la Norma.
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.

1. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

JEFE ADMINISTRATIVA

2. MISIÓN:

Asegurar que las actividades administrativas se cumplan a completamente.

3. IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área: Coordinación Administrativa

Dependencia Directa: Notario

Subordinados: Auxiliar Administrativa, Auxiliares contables, Caja, Liquidaciones y Servicios Generales.

4. RESPONSABILIDADES

La persona que desempeñe el cargo de Jefe Administrativa, será responsable por el buen desempeño de lo siguiente:

• Administración eficiente de Recursos de la Notaría
• Proceso de Liquidación de Escrituras
• Cobro de Cartera
• Manejo y control de Proveedores.
• Manejo Administrativo de personal
• Control de las actividades relacionadas con Beneficencia y Registro en la Notaría.

5. FUNCIÓN BÁSICA:

• Revisión y Pago de Nómina
• Pago de Proveedores.
• Control de los procesos de liquidación de Escrituras.
• Realizar los informes financieros del funcionamiento de la Notaría.
• Controlar los pagos y envío de Escrituras a Beneficencia y Registro.
• Revisar y enviar informes a las entidades Estatales.
• Manejo administrativo del personal de la Notaría.
• Manejo administrativo de los contratistas de la Notaría.
• Realizar las liquidaciones y numeración de escrituras en casos especiales o cuando en la barra no sea posible.
• Realizar los pagos de Seguridad Social.
• Realizar los pagos de Beneficencia y Registro.
• Autorizar los cheques de gerencia para el pago de Registro.
• Realizar las compras de papelerías, equipos y otros insumos de acuerdo los requerimientos de la Notaría.
• Todas aquellas adicionales relacionadas que le sean asignadas por el Notario.

6. MARCO DE RELACIONES

a) Interno

• Notario
• Director Jurídico
• Secretaria General
• Notario
• Personal de la Notaría.

b) Externo

• Usuarios
• Constructoras
• Bancos
• Abogados de la Oficina de Registro.
• Abogados Externos.

7. DOCUMENTOS PRODUCIDOS

En el área que dirige se generan todos los documentos contables de la Notaría, los cuales a su vez se archivan bajo el control de esta área o grupo de trabajo.  Los documentos generados y de los cuales controla en archivo son:

PERFIL DEL CARGO

8. REQUISITOS MÍNIMOS:

a) Requisitos de Formación:

Administrados de empresas, ingeniero Industrial o Contador, preferiblemente con especialización en Administración de Negocios.  Importante, pero no indispensable, haber recibido cursos en WORD y EXCEL, o cualquier otro programa de SOFWARE.

b) Requisitos de Experiencia:

Debe tener por lo menos 5 años de experiencia en funciones similares (Director o Jefe Administrativos de empresas PYME);  no es excluyente, pero debe tener por lo menos un año demostrable en realizar trabajos similares en Notarías.

9. COMPETENCIAS

• Administración: Capacidad de manejo y análisis en el control de costos y gastos.
• Capacidad de Interpretación: Capacidad de revisión de documentos, manejo de información y orientado a la revisión de los detalles, manteniendo una línea estricta al cumplimiento de la Norma.
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.  Manejo de programas en línea para el pago y presentación de informes ante entidades estatales.  Manejo de páginas de bancos para el pago de impuestos y cuentas.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.

1.    DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:    

AUXILIAR CONTABLE – CONTABILIDAD

2.    MISIÓN:

Mantener las cuentas y aspectos contables al día, para revisión y aprobación por parte del Asesor Contable.

3.    IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área:                                    Coordinación Administrativa

Dependencia Directa:    Jefe Administrativa.

Subordinados:                  Ninguno

4.    RESPONSABLIDADES

Es responsabilidad del personal que se desempeña en el cargo de Auxiliar Contable lo siguiente:

• Asegurar que la información contable es confiable y útil.
• Generar informes contables reales para ser presentados a las entidades estatales.
• Los informes a presentar a entidades estatales y cualquiera de los entes de control de las Notarías.

5.    FUNCIÓN BÁSICA:

• Alimentar el programa de Contabilidad existente en la Notaría.
• Revisar y verificar la validez de los documentos contables.
• Archivar y registrar la información contable recibida.
• Velar por la organización del archivo contable.
• Mantener actualizado el análisis de Cartera de la Notaría.
• Elaborar los soportes Contables.
• Elaborar Mensualmente la declaración para el pago de Retención de la Fuente a la DIAN.
• Elaborar Bimestralmente la declaración del pago del IVA a la DIAN.
• Elaborar la Planilla del pago de Seguridad Social.
• Realizar el cálculo de los pagos salariales.
• Hacer el control de Caja General y Arqueos de Caja.
• Todas aquellas adicionales relacionadas que le sean asignadas por el jefe Administrativo.

6.    MARCO DE RELACIONES

a)    Interno

• Jefe Administrativa.
• Asesor Contable
• Auxiliar – Beneficencia y Registro

b)    Externo

• Departamentos Contables y Financieros de las entidades relacionadas con la Notaría.

7.    DOCUMENTOS PRODUCIDOS

Por parte del Auxiliar Contable, se elaboran los siguientes documentos que posteriormente harán parte del archivo contable:

• Informes para organismos estatales.
• Liquidaciones de Personal
• Comprobantes de Ingreso
• Comprobantes de Egreso.

Por parte del Auxiliar Contable, se revisan y archivan los siguientes documentos:

• Actas de Depósito de Beneficencia y Registro.
• Soportes de Pagos a Entidades.

PERFIL DEL CARGO

8.    REQUISITOS MÍNIMOS:

·         Requisitos de Formación:

Técnico, Tecnólogo en Auxiliar de Contabilidad, o Estudiante de Contabilidad, con formación técnica básica en manejo de software de computadores y programas de Contabilidad, preferiblemente en los programas que maneja la Notaría.  Se desea con estudios en áreas relacionadas con manejo de archivos.

c)    Requisitos de Experiencia:

Debe tener por lo menos un año de experiencia en funciones similares, como auxiliar Contable.

9.    COMPETENCIAS

• Contabilidad: Capacidad para entender el manejo de cuentas, relación de causalidad en las cuentas, desde el punto de vista administrativo y contable.  Capaz de entender y dominar los requerimientos tributarios colombianos.
• Relaciones interpersonales: Capacidad de comunicación con personal externo, para el manejo de cobros y control de Cartera de la Notaria, así como la solicitud de soportes.
• Conocimiento Técnico: Conocimiento de Estatuto Tributario Colombiano.
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.

1.    DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:    

AUXILIAR ADMINISTRATIVO – REGISTRO Y BENEFICENCIA

2.    MISIÓN:

Enviar en forma oportuna las copias de las escrituras a la oficina de Notariado y Registro para su correspondiente registro de documentos, cuando sea requerido.

3.    IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área:                                    Coordinación Administrativa

Dependencia Directa:    Jefe Administrativa.

Subordinados:                  Ninguno

4.    RESPONSABILIDADES

La persona que ocupe el cargo de Auxiliar Administrativo en Registro y Beneficencia, es responsable por lo siguiente:

• El envío oportuno de los documentos a la oficina de Notariado y Registro.
• Control de los valores a pagar a Beneficencia y Registro.
• Radicación de los documentos ante Registro.
• Recoger los documentos en la Oficina de Registro
• Asegurar que los documentos queden adecuadamente registrados.

5.    FUNCIÓN BÁSICA:

• Alistar los documentos a ser enviados a la oficina de registro
• Verificar que la documentación esté completa.
• Programar las actividades de registro al tramitador correspondiente.
• Informar los retrasos de forma oportuna.
• Revisar las Actas de Depósito, contra las liquidaciones y pagos de Beneficencia y Registro de Bogotá y Círculos registrales habilitados.
• Generar el documento de “Botón de Pago”, para el respectivo pago de Beneficencia por parte del Jefe Administrativo, cuando los pagos hayan sido realizados en la Notaría.
• Generar el documento de “Botón de Pago”, para adjuntar a las copias de Escrituras para entrega a los Usuarios.
• Alimentar la plataforma de Registro y realizar seguimiento en la misma para la generación del documento para el respectivo pago de Registro por parte del Jefe Administrativo.
• Realizar los informes quincenales, correspondientes a las diferencias de los pagos.
• Verificar el estado y realizar el seguimiento a las escrituras Autorizadas por el Notario dentro de las últimas 8 horas hábiles.
• Realizar las cartas para la solicitud de cheques de gerencia para el banco.
• Organizar la documentación para el correspondiente registro de escrituras.
• Organizar las copias de las escrituras para entrega, cumpliendo los requerimientos según sea el caso.
• Llenar los formularios de correcciones, cuando existan errores en los registros de los documentos, para ser radicados nuevamente en la oficina de Registro.

6.    MARCO DE RELACIONES

a)    Interno

• Jefe Administrativa.
• Notario
• Copias
• Protocolo y Archivo
• Secretario Delegado Firmas

b)    Externo

• Bancos
• Oficina de Registro

7.    DOCUMENTOS  E INFORMES

Por este cargo se recibirán diferentes documentos:

• Copia de las Escrituras
• Boletas de Registro
• Actas de Depósito

Documentos Generados:

• Cartas solicitud de Cheques de Gerencia.
• Botón de Pago de Beneficencia.
• Cartas de Envío de Copia de Escrituras a los Usuarios.
• Informe de Diferencias de Pago, con los Usuarios.
• Informe de Escrituras Registradas.

PERFIL DEL CARGO

8.    REQUISITOS MÍNIMOS:

·         Requisitos de Formación:

Bachiller, con formación técnica básica en manejo de software de computadores.  Se desea con  estudios en áreas relacionadas con manejo de archivos.

c)    Requisitos de Experiencia:

No se requiere experiencia laboral previa.

9.    COMPETENCIAS

• Relaciones interpersonales: Capacidad de comunicación con personal externo, para el manejo de cobros y control de Cartera de la Notaria, así como la solicitud de soportes.
• Conocimiento Técnico: Conocimiento de Estatuto Tributario Colombiano.
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.

1.    DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:    

AUXILIAR ADMINISTRATIVO – LIQUIDACIONES

2.    MISIÓN:

Realizar las liquidaciones y numeración de las escrituras.

3.    IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área:                                    Coordinación Administrativa

Dependencia Directa:    Jefe Administrativa.

Subordinados:                  Ninguno

4.    RESPONSBILIDADES

La persona que ocupe el cargo de Auxiliar Administrativa – Liquidaciones, es responsable de lo siguiente:

• De la Numeración y Liquidación de las escrituras.
• Verificación de los documentos para la Liquidación de la Escritura.

5.    FUNCIÓN BÁSICA:

• Numerar las escrituras una vez ha sido firmada por el primer o por todos los otorgantes.
• Realizar los recibos de pago para liquidación de Beneficencia y Registro.
• Realizar las pre-liquidaciones en los casos que sea necesario.
• Realizar los informes de las liquidaciones elaboradas en el día, para entregarlas al Jefe Administrativo.
• Liquidar las escrituras en el Software para liquidación de escrituras.
• Escribir el Número de escritura en la Camisa del Turno correspondiente.
• Enviar las escrituras a Cierre.
• Informar al usuario los valores correspondientes a las Facturas y Actas de Depósito.
• Envío a la DIAN de la Facturación Electrónica.
• Reenvío de Facturas Electrónicas cuando ha sido rechazado el correo.
• Todas aquellas relacionadas asignadas por el Jefe Administrativo.

6.    MARCO DE RELACIONES

a)    Interno

• Jefe Administrativa.
• Asesor Contable
• Auxiliar – Beneficencia y Registro
• Secretaría General

b)    Externo

• Departamentos Contables y Financieros de las entidades relacionadas con la Notaría.

7.    DOCUMENTOS PRODUCIDOS

Por parte de Liquidaciones, se elaboran los siguientes documentos que posteriormente harán parte del archivo contable:

• Facturas
• Actas de Depósito

PERFIL DEL CARGO

8.    REQUISITOS MÍNIMOS:

·         Requisitos de Formación:

Técnico, Tecnólogo en Auxiliar de Contabilidad, o Estudiante de Contabilidad, con formación técnica básica en manejo de software de computadores y programas de Contabilidad, preferiblemente en los programas que maneja la Notaría.  Se desea con estudios en áreas relacionadas con manejo de archivos.

c)    Requisitos de Experiencia:

Debe tener por lo menos un año de experiencia en funciones similares, como auxiliar Contable.

9.    COMPETENCIAS

• Contabilidad: Capacidad para entender el manejo de cuentas, relación de causalidad en las cuentas, desde el punto de vista administrativo y contable.  Capaz de entender y dominar los requerimientos tributarios colombianos.
• Relaciones interpersonales: Capacidad de comunicación con personal externo, para el manejo de cobros y control de Cartera de la Notaria, así como la solicitud de soportes.
• Conocimiento Técnico: Conocimiento de Estatuto Tributario Colombiano.
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.

1.    DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:    

TRAMITADOR

2.    MISIÓN:

Realizar los trámites externos requeridos por la Notaria ante diferentes organizaciones externas, ya sean entidades públicas o clientes privados.

3.    IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área:                                    Secretaría General

Dependencia Directa:    Secretaria General de la Notaría.

Subordinados:                  Ninguno

4.    RESPONSABILIDADES.

La persona que en la Notaría 42 se desempeñe en el cargo de Tramitador, será responsable por lo siguiente:

• El cuidado de los documentos que se le confíen para su envío a otras entidades.
• La entrega oportuna de los documentos y recogerlos en los lugares de distribución.
• Informar inconvenientes, problemas o situaciones especiales a las personas encargadas sobre los trámites encargados.

5.    FUNCIÓN BÁSICA:

• Realizar las radicaciones de los documentos en las entidades establecidas.
• Entregar el rutero con las actividades realizadas a la persona que controla la mensajería.
• Tomar la firma de los usuarios que se le solicite.
• Realizar los trámites en la oficina de Registro que corresponda.
• Cualquier otra actividad no relacionada anteriormente, que sea asignada por el Secretario General de la Notaría.

6.    MARCO DE RELACIONES

·         Interno

• Asesores Jurídicos
• Digitadores
• Auxiliar de Barra
• Tramitadores
• Director Jurídico
• Secretaria General

a)    Externo

• Organismos Distritales de Atención a Notarias.

7.    DOCUMENTOS PRODUCIDOS

De la función del auxiliar de barra, pasan o se generan los siguientes documentos:

• Cartas Remisorias: Los radicados de los documentos ante los clientes generan como resultado una carta remisoria, en la cual se verifica la entrega del documento y debe estar vigente en el archivo de Gestión de la Secretaría General en la Notaría mientras el documento se encuentre en manos del cliente.  Una vez se registre esta llegada del documento esta puede pasar al archivo central por un periodo de un año.

PERFIL DEL CARGO

8.    REQUISITOS MÍNIMOS:

·         Requisitos de Formación:

Bachiller, con licencia de conducción para motos y de lo posible acreditar formación en conducción.

b)    Requisitos de Experiencia:

Debe tener por lo menos 2 años de experiencia en funciones similares (Tramites de documentos y funciones de mensajería en otras empresas y organizaciones).  De ser posible, acreditar experiencia en trabajos en otras Notarias.

9.    COMPETENCIAS

• Servicio al Cliente: Capacidad para comprender las necesidades de los usuarios, orientarlos y escuchar sus necesidades.  Orientado a resolver inquietudes y problemas, sin apartarse de los requisitos legales.
• Expresión Oral: Disponibilidad y conocimientos que le permitan expresar de forma clara y concreta las necesidades de los usuarios durante la solicitud de un servicio.
• Conocimiento Técnico: Conocimiento básico sobre los actos que se realizan en la Notaría.
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.

1.    DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:    

AUXILIAR ADMINISTRATIVA – CAJA

2.    MISIÓN:

Recibir los pagos de los usuarios en los diferentes trámites de la Notaría.

3.    IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área:                                    Coordinación Administrativa

Dependencia Directa:    Jefe Administrativa.

Subordinados:                  Ninguno

4.    RESPONSABILIDADES

La persona que ocupe el cargo de Auxiliar Administrativa – Caja, tiene bajo su responsabilidad lo siguiente:

• Pagos que le realizan a la Notaría.

5.    FUNCIÓN BÁSICA:

• Recibir los pagos de los usuarios.
• Enviar a DIAN la Facturación Electrónica.
• Entregar las cuentas al Jefe Administrativo.
• Entregar las devoluciones correspondientes.
• Entregar los informes al Jefe Administrativo.
• Subir las autenticaciones al Notario para la firma.
• Entregar los documentos firmados (autenticados) a los usuarios.

6.    MARCO DE RELACIONES

a)    Interno

• Jefe Administrativa.
• Asesor Contable
• Auxiliar – Beneficencia y Registro
• Secretaría General

b)    Externo

7.    DOCUMENTOS PRODUCIDOS

Por parte de Liquidaciones, se elaboran los siguientes documentos que posteriormente harán parte del archivo contable:

• Recibos de Caja.

PERFIL DEL CARGO

8.    REQUISITOS MÍNIMOS:

·         Requisitos de Formación:

Técnico, Tecnólogo en Auxiliar de Contabilidad, o Estudiante de Contabilidad, con formación técnica básica en manejo de software de computadores y programas de Contabilidad, preferiblemente en los programas que maneja la Notaría.  Se desea con estudios en áreas relacionadas con manejo de archivos.

c)    Requisitos de Experiencia:

Debe tener por lo menos un año de experiencia en funciones similares, como auxiliar Contable.

9.    COMPETENCIAS

• Contabilidad: Capacidad para entender el manejo de cuentas, relación de causalidad en las cuentas, desde el punto de vista administrativo y contable.  Capaz de entender y dominar los requerimientos tributarios colombianos.
• Relaciones interpersonales: Capacidad de comunicación con personal externo, para el manejo de cobros y control de Cartera de la Notaria, así como la solicitud de soportes.
• Conocimiento Técnico: Conocimiento de Estatuto Tributario Colombiano.
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.

1.    DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:    

AUXILIAR ADMINISTRATIVA – CARTERA

2.    MISIÓN:

Realizar la revisión de la cartera vencida y proceder al proceso de cobro.

3.    IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área:                                    Coordinación Administrativa

Dependencia Directa:    Jefe Administrativa.

Subordinados:                  Ninguno

4.    RESPONSABILIDADES:

La persona que se desempeñe en el cargo de Auxiliar Administrativa – Cartera, es responsable por lo siguiente:

• Cobro a los clientes.
• Lograr que las llamadas se realicen en forma oportuna y con datos confiables.
• Establecer el mecanismo de información constante para mantener la cartera saneada.

5.    FUNCIÓN BÁSICA:

• Revisar la información de cartera, definido por el sistema contable existente.
• Entregar los informes al Jefe Administrativo.
• Realizar las gestiones para el cobro de cartera.

6.    RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES:

a)    Responsabilidades:

b)    Ocupaciones:

• Revisar la información contable.
• Realizar el resumen de Cuentas por Cobrar y la edad de estas cuentas.
• Verificar los valores contables contra los valores físicos de las deudas.
• Revisar los informes con respecto a las diferencias producidas por el Auxiliar Administrativa – Registro.

7.    MARCO DE RELACIONES

a)    Interno

• Jefe Administrativa.
• Asesor Contable
• Auxiliar – Beneficencia y Registro
• Secretaría General

b)    Externo

8.    DOCUMENTOS PRODUCIDOS

Por parte de Liquidaciones, se elaboran los siguientes documentos que posteriormente harán parte del archivo contable:

• Cartas de cobro a clientes.
• Informes de Cartera.

PERFIL DEL CARGO

9.    REQUISITOS MÍNIMOS:

·         Requisitos de Formación:

Técnico, Tecnólogo en Auxiliar de Contabilidad, o Estudiante de Contabilidad, con formación técnica básica en manejo de software de computadores y programas de Contabilidad,   preferiblemente en los programas que maneja la Notaría.  Se desea con  estudios en áreas relacionadas con manejo de archivos.

c)    Requisitos de Experiencia:

Debe tener por lo menos un año de experiencia en funciones similares, como auxiliar Contable.

10.COMPETENCIAS

• Contabilidad: Capacidad para entender el manejo de cuentas, relación de causalidad en las cuentas, desde el punto de vista administrativo y contable.  Capaz de entender y dominar los requerimientos tributarios Colombianos.
• Relaciones interpersonales: Capacidad de comunicación con personal externo, para el manejo de cobros y control de Cartera de la Notaria, así como la solicitud de soportes.
• Conocimiento Técnico: Conocimiento de Estatuto Tributario Colombiano.
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.

1.    DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:    

AUXILIAR DE BARRA – REGISTRO CIVIL

2.    MISIÓN:

Manejo, control y actualización del registro civil de la Notaría.

3.    IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área:                                    Secretaría General

Dependencia Directa:    Secretaria General de la Notaría.

Subordinados:                  Ninguno

4.    RESPONSABILIDADES:

Los funcionarios que se desempeñe en el cargo de Auxiliar de Barra, específicamente en la función de Registro Civil, son responsable de lo Siguiente:

• Que el registro de bebés en la Notaría se realice con el cumplimiento de los requisitos de Ley.
• Que las personas que realicen los trámites del registro civil no tengan dudas del trámite que estén realizando
• Que los libros e información relacionada con el registro civil de la notaria se encuentre actualizado.

5.    FUNCIÓN BÁSICA:

• Realizar el proceso de Registro Civil de Recién Nacidos en la Clínica del Country.
• Realizar el proceso de Registro Civil de Recién Nacidos que lleven a la Notaría.
• Actualizar el libro de anotaciones y modificaciones de registro, cuando esto suceda.
• Verificar y expedir las copias de Registro Civil cuando sean requeridas por los usuarios.
• Llenar los formularios del Registro Civil para la firma del Notario.
• Asesorar a los usuarios sobre los procesos del Registro Civil.
• Cualquier otra actividad relacionada con los Auxiliares de Barra que le asigne el Secretario General de la Notaría.

6.    MARCO DE RELACIONES

·         Interno

• Asesores Jurídicos
• Tramitadores
• Director Jurídico
• Secretaria General

a)    Externo

• Usuarios que llegan por Barra.
• Organismos Distritales de Atención a Notarias.

7.    DOCUMENTOS PRODUCIDOS

• Registro Civil. Del proceso de Registro Civil, se genera el Documento REGISTRO CIVIL, el cual es representativo de cada ciudadano colombiano, el cual será archivado en el Archivo Central de la Notaría y luego hará parte del Archivo Central de la Notaría.

PERFIL DEL CARGO

8.    REQUISITOS MÍNIMOS:

·         Requisitos de Formación:

Bachiller, con formación técnica básica en manejo de software de computadores.  Preferiblemente con estudios en áreas relacionadas con derecho o manejo de archivos.

b)    Requisitos de Experiencia:

Debe tener por lo menos 3 años de experiencia en funciones similares (atención al público y recepción de documentos), y por lo menos un año demostrable en realizar trabajos similares en Notarías.

9.    COMPETENCIAS

• Servicio al Cliente: Capacidad para comprender las necesidades de los usuarios, orientarlos y escuchar sus necesidades.  Orientado a resolver inquietudes y problemas, sin apartarse de los requisitos legales.
• Expresión Oral: Disponibilidad y conocimientos que le permitan expresar de forma clara y concreta las necesidades de los usuarios durante la solicitud de un servicio.
• Conocimiento Técnico: Conocimiento en los requisitos para llevar los actos en la Notaría.
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.

1.    DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:    

AUXILIAR DE BARRA – RADICACIÓN

2.    MISIÓN:

Recibir de forma clara la documentación requerida para el inicio de actividades de elaboración de Minutas y posterior escritura en la Notaría.

3.    IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área:                                    Secretaría General

Dependencia Directa:    Secretaria General de la Notaría.

Subordinados:                  Ninguno

4.    RESPONSABILIDADES:

Los funcionarios que se desempeñen en el cargo de Auxiliar de Barra y específicamente en Radicación, son responsables de lo siguiente:

• De la atención del público y los usuarios que lleguen a la Notaría.
• De que los usuarios de la Notaría conozcan los requerimientos para llevar a cabo trámites.
• De que la documentación para los trámites esté completa por lo menos un día antes de la firma.
• El movimiento adecuado y controlado de escrituras fuera de la Notaría.
• Que los usuarios y los inmuebles objetos de transacción puedan ser parte de estos negocios.

5.    FUNCIÓN BÁSICA:

• Atención y asesoría a los usuarios.
• Revisión de Documentos durante la radicación.
• Informar al usuario el estado en que quedó la radicación, en el cual se incluye documentos recibidos, documentos faltantes y número de radicado.
• Entregar las copias de las escrituras a los usuarios.
• Recibir las solicitudes de protocolo por parte de los usuarios.
• Verificar el estado de los inmuebles y los otorgantes en el programa TESTA.
• Verificar el estado legal de inmueble, con los documentos de registro.
• Elaborar las cartas para el envío de escrituras para trámite fuera de la Notaría.
• Registrar la información en el Software autorizado por la Notaría.

6.    MARCO DE RELACIONES

·         Interno

• Asesores Jurídicos
• Digitadores
• Tramitadores
• Director Jurídico
• Director de Proyectos
• Secretaria General

a)    Externo

• Usuarios que llegan por Barra.
• Organismos Distritales de Atención a Notarias.

7.    DOCUMENTOS PRODUCIDOS

De la función del auxiliar de barra, pasan o se generan los siguientes documentos:

• Camisas de los turnos. Son el resultado de la radicación de los documentos por parte de los usuarios en la Notaría.  Este documento acompaña el proceso de elaboración de Escrituras Públicas y son la base para la elaboración de minutas.  Este documento contiene la información básica de la elaboración de la escritura y tiene los documentos que son requeridos para la elaboración y que al final puede o no hacer parte de la Escritura Pública elaborada.
• Estados de Cuenta. Es un documento esencial que hace parte de las escrituras de compra – venta o de aquellas que modifiquen un bien.  Se consulta en Internet y se produce con el objeto de ser protocolizado dentro de los documentos de la Escritura Pública.
  

PERFIL DEL CARGO

8.    REQUISITOS MÍNIMOS:

·         Requisitos de Formación:

Bachiller, con formación técnica básica en manejo de software de computadores.  Preferiblemente con estudios en áreas relacionadas con derecho o manejo de archivos.

b)    Requisitos de Experiencia:

Debe tener por lo menos 3 años de experiencia en funciones similares (atención al público y recepción de documentos), y por lo menos un año demostrable en realizar trabajos similares en Notarías.

9.    COMPETENCIAS

• Servicio al Cliente: Capacidad para comprender las necesidades de los usuarios, orientarlos y escuchar sus necesidades.  Orientado a resolver inquietudes y problemas, sin apartarse de los requisitos legales.
• Expresión Oral: Disponibilidad y conocimientos que le permitan expresar de forma clara y concreta las necesidades de los usuarios durante la solicitud de un servicio.
• Conocimiento Técnico: Conocimiento en los requisitos para llevar los actos en la Notaría.
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.

1.    DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:    

AUXILIAR DE BARRA – TOMA DE FIRMAS

2.    MISIÓN:

Asegurar que las escrituras sean firmadas de forma correcta y adecuada por los otorgantes de la escritura.

3.    IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área:                                    Secretaría General

Dependencia Directa:    Secretaria General de la Notaría.

Subordinados:                  Ninguno

4.    RESPONSABILIDADES:

Los funcionarios que desempeñen el cargo de Auxiliar de Barra y específicamente en Toma de Firmas, serán los responsables de lo siguiente:

• Verificar la identidad de los otorgantes que firman la escritura, de acuerdo a los requerimientos vigentes por los organismos de control.
• Que los estados civiles de los otorgantes sean claros para el proceso de la firma.
• Asegurar que las minutas hayan sido revisadas previamente por un Asesor Jurídico.
• Que el usuario conozca lo requerido en la revisión de la minuta y firma de la escritura.

5.    FUNCIÓN BÁSICA:

• Entregar el borrador de la escritura para ser revisado por los usuarios.
• Realizar las indagaciones de los estados civiles de los otorgantes.
• Tomar las indagaciones de los usuarios, en lo correspondiente a la afectación de vivienda familiar, según sea requerido.
• Autorizar la impresión de la escritura con el cumplimiento de los requisitos (Visto Bueno del Abogado, Indagación Completa y Copias de los Documentos de Identidad)
• Entregar a los digitadores los borradores de las escrituras con las correcciones correspondientes.
• Solicitar los estados de cuenta de los inmuebles, cuando los existentes no correspondan con las fechas de firma de las escrituras.
• Tomar las copias de las cedulas de los otorgantes.
• Estar presente en el momento de la firma por parte de los otorgantes de la escritura.
• Entregar las escrituras firmadas a Liquidación para que proceda con la numeración y liquidación de valores de la misma.

6.    MARCO DE RELACIONES

a)    Interno

• Asesores Jurídicos
• Digitadores
• Tramitadores
• Director Jurídico
• Secretaria General

b)    Externo

• Usuarios que llegan por Barra.
• Organismos Distritales de Atención a Notarias.

7.    DOCUMENTOS PRODUCIDOS

De esta función, la minuta se convierte e escritura.  Solo existe transformación, pero no existe la generación de documentos nuevos.

PERFIL DEL CARGO

8.    REQUISITOS MÍNIMOS:

a)    Requisitos de Formación:

Bachiller, con formación técnica básica en manejo de software de computadores.    Preferiblemente con estudios en áreas relacionadas con derecho o manejo de archivos.

b)    Requisitos de Experiencia:

Debe tener por lo menos 3 años de experiencia en funciones similares (atención al público y recepción de documentos), y por lo menos un año demostrable en realizar trabajos similares en Notarías.

9.    COMPETENCIAS

• Servicio al Cliente: Capacidad para comprender las necesidades de los usuarios, orientarlos y escuchar sus necesidades.  Orientado a resolver inquietudes y problemas, sin apartarse de los requisitos legales.
• Expresión Oral: Disponibilidad y conocimientos que le permitan expresar de forma clara y concreta las necesidades de los usuarios durante la solicitud de un servicio.
• Conocimiento Técnico: Conocimiento en los requisitos para llevar los actos en la Notaría.
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.

1.    DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:    

SECRETARIO GENERAL

2.    MISIÓN:

Verificar el Orden Jurídico, Legal y Administrativo de los documentos que se reciben en la Notaría y el cumplimento de los tiempos y trabajos a realizar para el desarrollo de Minutas que llegan por cualquier medio a la Notaría.

3.    IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área:                                    Secretaría General

Dependencia Directa:    Notario

Subordinados:                  Digitadores, Auxiliares de Barra, Toma Firmas, Tramitadores.

4.    RESPONSABILIDADES:

La persona que se desempeñe como Secretario General de la notaría, es responsable por lo siguiente:

• Asegurar que el proceso de radicación se realice de acuerdo a los requerimientos de la Notaría y aceptar las excepciones, en caso de que se presenten.
• Que las escrituras se realicen a tiempo para la firma por parte de los usuarios.
• Definir los objetivos de los tiempos de Firma, Autorización y Entrega de Copias de las Escrituras.
• Control del Protocolo.
• Control de los procesos de Autenticación y Registro Civil de la Notaría.
• Control de Trámites con los clientes.
• Mantener informado al Notario sobre los procesos que se vienen desarrollando con los clientes.

5.    FUNCIÓN BÁSICA:

• Programar la distribución de tareas del grupo de trabajo.
• Coordinar las actividades de radicación y toma de firmas.
• Atender usuarios de la Notaría, en lo referente a temas legales.
• Revisión de las actividades de control y manejo de protocolo.
• Enviar los requerimientos a los Usuarios (o designar a alguien que lo realice) de la documentación faltante para llevar a cabo la firma de las escrituras.
• Enviar los requerimientos a los Asesores Jurídicos cuando los procesos de revisión sean mayores a los requeridos.
• Revisar y enviar los informes correspondientes a proyectos, constructoras y bancos.
• Informes al Notario sobre situaciones especiales de los funcionarios a su cargo, como ausentismo, permisos y comportamientos que afecten el normal desarrollo de la Notaría.

6.    MARCO DE RELACIONES

·         Interno

• Asesores Jurídicos
• Notario
• Secretaria General
• Digitadores
• Jefe Administrativo

a)    Externo

• Abogados de la Oficina de Registro.
• Abogados Externos.

7.    DOCUMENTOS PRODUCIDOS

Como función general de la Notaría por manos del Secretario General puede pasar gran cantidad de documentos y puede ser el inicio de la creación de documentos. 

Documentos salientes del Cargo:

• Requerimientos a los Usuarios de la Notaría
• Requerimientos a los Asesores Jurídicos.
• Informes a los Usuarios de los procesos de Firma.
• Informes y cierres de libros de Protocolo.
• Generación e informe de revisión y corrección del Libro Indice y el Libro de Relación.

PERFIL DEL CARGO

8.    REQUISITOS MÍNIMOS:

·         Requisitos de Formación:

Abogado, con formación y énfasis en derecho notarial o derecho comercial.  Importante, pero no indispensable, haber recibido cursos en WORD y EXCEL, o cualquier otro programa de SOFWARE.  No indispensable, pero debe tener estudios en administración y gestión.

b)    Requisitos de Experiencia:

Debe tener por lo menos 3 años de experiencia en funciones similares (asesor jurídico en Bancos, Constructoras, Fiduciarias o Leasing, en temas relacionados con bienes inmobiliarios), y por lo menos un año demostrable en realizar trabajos similares en Notarías.

9.    COMPETENCIAS

• Derecho Notarial: Capacidad de análisis e interpretación de normas relacionadas con el derecho Notarial, manejo de los códigos de comercio.
• Capacidad de Interpretación: Capacidad de revisión de documentos, manejo de información y orientado a la revisión de los detalles, manteniendo una línea estricta al cumplimiento de la Norma.
• Administración: Capacidad de definir prioridades de trabajo y cambiar asignaciones de acuerdo a las necesidades administrativas y jurídicas de la Notaría.
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.

1.    DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:    

AUXILIAR DE BARRA – AUTENTICACIONES

2.    MISIÓN:

Realizar las autenticaciones solicitadas por los usuarios, teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley. 

3.    IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área:                                    Secretaría General

Dependencia Directa:    Secretaria General de la Notaría.

Subordinados:                  Ninguno

4.    RESPONSABILIDADES:

• Asegurar la identidad de las personas que realizaran la autenticación de firmas de documentos.
• Asegurar que las copias de los documentos estén relacionadas con el original.

5.    FUNCIÓN BÁSICA:

• Tomar las firmas de las personas que soliciten autenticación de firmas.
• Revisar los documentos a autenticar.
• Poner los sellos correspondientes.
• Realizar las autenticaciones solicitadas por los usuarios.
• Verificar las identidades de los usuarios firmantes.

6.    RESPONSABILIDADES Y OCUPACIONES:

a)    Responsabilidades:

• Asegurar la identidad de los usuarios que firmen los documentos.
• Asegurar el cumplimiento de los requisitos para la autenticación de documentos.
• Verificar el menor tiempo posible para la entrega de documentos autenticados al usuario.

b)    Ocupaciones:

• Tomar las firmas de los usuarios.
• Estampar los sellos de autenticación de la Notaría en el documento a autenticar.
• Asesorar a los usuarios en el proceso de autenticación.

7.    MARCO DE RELACIONES

a)    Interno

• Asesores Jurídicos
• Director Jurídico
• Secretario General

b)    Externo

• Usuarios que llegan para Autenticación.

8.    DOCUMENTOS PRODUCIDOS

• Documentos Autenticados. Se entregan al usuario y de este no queda registro en la Notaría.

PERFIL DEL CARGO

9.    REQUISITOS MÍNIMOS:

a)    Requisitos de Formación:

Bachiller, con formación técnica básica en manejo de software de computadores.  Preferiblemente con estudios en áreas relacionadas con derecho o manejo de archivos.

b)    Requisitos de Experiencia:

Debe tener por lo menos 3 años de experiencia en funciones similares (atención al público y recepción de documentos), y por lo menos un año demostrable en realizar trabajos similares en Notarías.

10.COMPETENCIAS

• Servicio al Cliente: Capacidad para comprender las necesidades de los usuarios, orientarlos y escuchar sus necesidades.  Orientado a resolver inquietudes y problemas, sin apartarse de los requisitos legales.
• Expresión Oral: Disponibilidad y conocimientos que le permitan expresar de forma clara y concreta las necesidades de los usuarios durante la solicitud de un servicio.
• Conocimiento Técnico: Conocimiento en los requisitos para llevar los actos en la Notaría.
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.

1.    DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:    

DIGITADOR                                                                                                                                                     

2.    MISIÓN:

Extender la información correspondiente al desarrollo de las escrituras para verificación y firma por parte de los otorgantes del acto.

3.    IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área:                                    Secretaría General

Dependencia Directa:    Secretario General.

Subordinados:                  Ninguno

4.    RESPONSABILIDADES

La persona que se desempeña en el cargo de digitador es responsable de lo siguiente:

• La extensión de la minuta, en forma clara y con los formatos de la Notaría.
• Verificar los datos y revisión básica de los documentos que componen la minuta.
• Realizar las correcciones establecidas por los directores jurídicos y los usuarios cuando estas apliquen.
• Controlar y asegurar el cuidado del papel Notarial que se le dio en custodia para la impresión de Escrituras.

5.    FUNCIÓN BÁSICA:

• Tomar la información, una vez radicado el turno, para realizar el borrador de la minuta.
• Organizar los anexos en su orden, de acuerdo a los criterios de la Notaría
• Realizar las correcciones y cambios que apliquen al borrador.
• Imprimir la minuta en papel Notarial.
• Todas aquellas actividades relacionadas designadas por el Secretario General de la Notaría.

6.    MARCO DE RELACIONES

·         Interno

• Asesores Jurídicos
• Director Jurídico
• Secretaria General
• Notario

a)    Externo

7.    DOCUMENTOS PRODUCIDOS

• Borrador de Minutas: Es el documento previo para la revisión y otorgamiento de Escrituras Públicas.  Es responsabilidad del Digitador la producción de esta minuta, para ser entregada a los Asesores Jurídicos para su revisión y aprobación.
• Minutas en Papel Notarial: Documento listo para el otorgamiento y convertirse en Escritura Pública. 
• Certificados: Debe entregar los certificados que emita la escritura (en los casos que suceda), para revisión por parte del Asesor Jurídico y posterior firma del Notario.

PERFIL DEL CARGO

8.    REQUISITOS MÍNIMOS:

·         Requisitos de Formación:

Bachiller, con formación en mecanografía y digitación, por medio de bachillerato técnico o cursos recibidos en cualquier organismo tecnológico en Digitación o Mecanografía.  Importante, pero no indispensable, haber recibido cursos en WORD y EXCEL, o cualquier otro programa de SOFWARE.

b)    Requisitos de Experiencia:

Debe tener por lo menos 3 años de experiencia en funciones similares (digitación de documentos, principalmente en textos), y por lo menos un año demostrable en realizar trabajos similares en Notarías.

9.    COMPETENCIAS

• Mecanografía: Capacidad de realizar por lo menos 220 PPM, con menos del 5% de error.  Programa de calificación de referencia …..
• Capacidad de Análisis: Capacidad de revisión de documentos, manejo de información y orientado a la revisión de los detalles.
• Conocimiento Técnico: Conocimiento en los requisitos para llevar los actos en la Notaría.
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.

1.    DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:    

DIGITADOR EN CIERRES

2.    MISIÓN:

Completar la información necesaria para lograr el cumplimiento legal de las escrituras, asegurando que corresponda al documento establecido.

3.    IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área:                                    Secretaría General

Dependencia Directa:    Secretaria General.

Subordinados:                  Ninguno

4.    RESPONSABILIDADES

La persona que se desempeñe en el cargo de Digitador para Cierre de escrituras, es responsable de lo siguiente:

• La identificación adecuada de las escrituras, en número y fecha.
• La verificación de la información del Notario que firma la escritura.
• El control y manejo de las copias de los anexos que hacen parte de los proyectos que se firman en las escrituras.

5.    FUNCIÓN BÁSICA:

• Recibir las minutas una vez han sido numeradas por liquidación.
• Agregar la información faltante, tales como número de escritura, fecha, Notario que firma.
• Verificar que la información esté completa y ordenada.
• Suministrar al equipo de digitadores los anexos para las escrituras de los proyectos.
• Marcar con los sellos de autenticidad que corresponda, las escrituras y sus anexos.

6.    MARCO DE RELACIONES

·         Interno

• Asesores Jurídicos
• Director Jurídico
• Secretaria General
• Digitadores

a)    Externo

• No tiene

7.    DOCUMENTOS PRODUCIDOS

• Minutas en Papel Notarial: El documento listo para revisión externa (FFD), o listo para Firma por el Notario con sus correcciones y notas de cierre completas. 

PERFIL DEL CARGO

8.    REQUISITOS MÍNIMOS:

·         Requisitos de Formación:

Bachiller, preferiblemente con formación en mecanografía y digitación, por medio de bachillerato técnico o cursos recibidos en cualquier organismo tecnológico en Digitación o Mecanografía.  Importante, pero no indispensable, haber recibido cursos en WORD y EXCEL, o cualquier otro programa de SOFWARE.  Experiencia o habilidad en manejo de máquinas de escribir.

b)    Requisitos de Experiencia:

No se requiere experiencia en cargos similares, ni experiencia alguna para ingresar al cargo.

9.    COMPETENCIAS

• Mecanografía: Capacidad de realizar por lo menos 220 PPM, con menos del 5% de error.
• Capacidad de Análisis: Capacidad de revisión de documentos, manejo de información y orientado a la revisión de los detalles.
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.

1.    DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:    

ASESOR JURÍDICO – VUR

2.    MISIÓN:

Asegurar que los actos que se realicen en la Notaría tengan validez jurídica, por medio del asesoramiento al usuario y los conceptos emitidos al notario.  Mantener la relación de la Notaría con la Plataforma VUR.

3.    IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área:                                    Dirección Jurídica

Dependencia Directa:    Director Jurídico.

Subordinados:                  Ninguno

4.    RESPONSABILIDADES

La persona que ocupe el cargo de Asesor Jurídico – VUR, es responsable por lo siguiente:

• Mantener informado a los funcionarios de la Notaría, sobre el estado de la plataforma.
• Garantizar la legalidad jurídica de las escrituras que se vayan a firmar en la notaría.

5.    FUNCIÓN BÁSICA:

• Recibir los borradores de las minutas y verificar sus documentos.
• Emitir conceptos basados en los documentos recibidos.
• Realizar las correcciones correspondientes y notificar al usuario en caso de que existan inconvenientes.
• Revisar la información del VUR, para el proceso de escrituración.
• Asesorar a los usuarios sobre las posibilidades de continuar o mantener un proceso de escrituración.

6.    MARCO DE RELACIONES

·         Interno

• Asesores Jurídicos
• Notario
• Director Jurídico
• Secretaria General
• Digitadores
• Notario

a)    Externo

• Abogados de la Oficina de Registro.
• Abogados Externos.

7.    DOCUMENTOS PRODUCIDOS

Como función general de la Notaría por manos del Asesor Jurídicos puede pasar gran cantidad de documentos y puede ser el inicio de la creación de documentos. 

Documentos salientes del Cargo:

• Minutas revisadas y aprobadas para impresión.
• Comunicados, tales como cartas y correo electrónicos, con requerimientos para los usuarios y clientes, así como asesorías de carácter jurídico en trámites notariales.
• Escrituras Públicas revisadas con el Visto Bueno para firma por parte del Notario.
• Certificados revisados, listos para impresión, revisión y firma por parte del Notario.
• Informes a la DIAN, Superintendencia de Notariado y Registro.

PERFIL DEL CARGO

8.    REQUISITOS MÍNIMOS:

·         Requisitos de Formación:

Abogado, con formación y énfasis en derecho notarial o derecho comercial.  Importante, pero no indispensable, haber recibido cursos en WORD y EXCEL, o cualquier otro programa de SOFWARE.

b)    Requisitos de Experiencia:

Debe tener por lo menos 3 años de experiencia en funciones similares (asesor jurídico en Bancos, Constructoras, Fiduciarias o Leasing, en temas relacionados con bienes inmobiliarios), y por lo menos un año demostrable en realizar trabajos similares en Notarías.

9.    COMPETENCIAS

• Derecho Notarial: Capacidad de análisis e interpretación de normas relacionadas con el derecho Notarial, manejo de los códigos de comercio.
• Capacidad de Interpretación: Capacidad de revisión de documentos, manejo de información y orientado a la revisión de los detalles, manteniendo una línea estricta al cumplimiento de la Norma.
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.

1.    DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:    

AUXILIAR DE ARCHIVO Y PROTOCOLO

2.    MISIÓN:

Mantener en forma ordenada y constante el archivo de protocolo, incluyendo la información de cierre de las copias de las escrituras. 

3.    IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área:                                    Secretaría General

Dependencia Directa:    Secretaria General de la Notaría.

Subordinados:                  Ninguno

4.    RESPONSABILIDADES

La persona que se desempeñe en el cargo de Auxiliar de Archivo y Protocolo, es responsable de lo siguiente:

• De que los cierres tengan la información cierta y real.
• De que la escritura correspondiente tenga la firma en el lateral cuando se saquen protocolos de la misma.
• De que el archivo de protocolo se encuentre organizado y completo.

5.    FUNCIÓN BÁSICA:

• Realizar los cierres de copia de escrituras.
• Realizar las vigencias de los poderes.
• Entregar, a quién lo solicite, los protocolos para su consulta, registrando dicha solicitud.
• Recibir los protocolos entregados y ubicarlos nuevamente en el archivo.

6.    MARCO DE RELACIONES

·         Interno

• Asesores Jurídicos
• Director Jurídico
• Secretario General

a)    Externo

• Usuarios que llegan para Autenticación.

7.    DOCUMENTOS PRODUCIDOS

• Documentos Autenticados. Se entregan al usuario y de este no queda registro en la Notaría.

PERFIL DEL CARGO

8.    REQUISITOS MÍNIMOS:

·         Requisitos de Formación:

Bachiller, con formación técnica básica en manejo de software de computadores.  Preferiblemente con estudios en áreas relacionadas con derecho o manejo de archivos.

b)    Requisitos de Experiencia:

No se requiere experiencia previa en cargos similares. 

9.    COMPETENCIAS

• Atención a los detalles: Capacidad para revisar los detalles de los trabajos que realiza, y entender la información consignada.
• Servicio al Cliente: Capacidad para comprender las necesidades de los usuarios (Internos y Externos), orientarlos y escuchar sus necesidades.  Capacidad para tomar decisiones con el fin de agilizar los procesos internos.
• Expresión Oral: Disponibilidad y conocimientos que le permitan expresar de forma clara y concreta las necesidades de los usuarios durante la solicitud de un servicio..
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.

1.    DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:    

ASESOR JURÍDICO – SUCESIONES

2.    MISIÓN:

Asegurar que los actos que se realicen en la Notaría tengan validez jurídica, por medio del asesoramiento al usuario y los conceptos emitidos al notario.  Mantener al día las sucesiones que se realizan en la Notaría.

3.    IDENTIFICCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO:

Área:                                    Dirección Jurídica

Dependencia Directa:    Director Jurídico.

Subordinados:                  Ninguno

4.    RESPONSABILIDADES:

La persona que ocupe el cargo de Asesor Jurídico – Sucesiones, es responsable de lo siguiente:

• Garantizar la legalidad jurídica de las escrituras que se vayan a firmar en la notaría.
• Mantener los informes legales con entidades relacionados con Sucesiones al Día.
• Que el usuario que requiera los servicios de sucesiones esté enterado de los trámites y los requerimientos que se presenten.

5.    FUNCIÓN BÁSICA:

• Recibir los borradores de las minutas y verificar sus documentos.
• Emitir conceptos basados en los documentos recibidos.
• Realizar las correcciones correspondientes y notificar al usuario en caso de que existan inconvenientes.
• Asesorar a los usuarios en el proceso de sucesiones.
• Hacer el proceso completo de sucesión.
• Enviar los informes de sucesiones a los organismos de control que así lo requieran

6.    MARCO DE RELACIONES

·         Interno

• Asesores Jurídicos
• Notario
• Director Jurídico
• Secretaria General
• Digitadores
• Notario

a)    Externo

• Abogados de la Oficina de Registro.
• Abogados Externos.

7.    DOCUMENTOS PRODUCIDOS

Como función general de la Notaría por manos del Asesor Jurídicos puede pasar gran cantidad de documentos y puede ser el inicio de la creación de documentos. 

Documentos salientes del Cargo:

• Minutas revisadas y aprobadas para impresión.
• Comunicados, tales como cartas y correo electrónicos, con requerimientos para los usuarios y clientes, así como asesorías de carácter jurídico en trámites notariales.
• Escrituras Públicas revisadas con el Visto Bueno para firma por parte del Notario.
• Certificados revisados, listos para impresión, revisión y firma por parte del Notario.
• Informes a la DIAN, Superintendencia de Notariado y Registro.

PERFIL DEL CARGO

8.    REQUISITOS MÍNIMOS:

·         Requisitos de Formación:

Abogado, con formación y énfasis en derecho notarial o derecho comercial.  Importante, pero no indispensable, haber recibido cursos en WORD y EXCEL, o cualquier otro programa de SOFWARE.

b)    Requisitos de Experiencia:

Debe tener por lo menos 3 años de experiencia en funciones similares (asesor jurídico en Bancos, Constructoras, Fiduciarias o Leasing, en temas relacionados con bienes inmobiliarios), y por lo menos un año demostrable en realizar trabajos similares en Notarías.

9.    COMPETENCIAS

• Derecho Notarial: Capacidad de análisis e interpretación de normas relacionadas con el derecho Notarial, manejo de los códigos de comercio.
• Capacidad de Interpretación: Capacidad de revisión de documentos, manejo de información y orientado a la revisión de los detalles, manteniendo una línea estricta al cumplimiento de la Norma.
• Manejo en Sistemas: Manejo básico de computadores y los programas relacionados.
• Trabajo en Equipo: Capacidad de trabajar con otros, para conseguir metas y objetivos comunes.  Capaz de identificar las necesidades de los demás miembros del equipo para cumplir las tareas de forma clara y concreta.
• Compromiso Institucional: Orientado a cumplir los objetivos de la notaría, buscando la precisión y cumplimiento de los requisitos jurídicos y legales.  Debe estar orientado al cumplimento de Normas y requisitos.